保安安主管錦囊 109 甚麼是管理

1)複雜的事情簡單化

2)簡單的事情流程化

3)標準的事情習慣化

4)習慣的事情制度化

5)制度的事情就數据化

6)數据的事情就智能化

7)模糊的事情就清晰化

8)分散的事情集中化

9)孤立的事情協同化

以上都是很多人都知道的管理概念，就借用這些概念來談一談保安主管如何運用這些概念來營運一個保安團隊。

1)    複雜的事情簡單化

保安人員資質不同，以重複不斷的巡查抽檢是確保他們依循工作指引的有效方法。但需要適時檢討這些巡查抽檢的次數在表現取得改善之後作出簡化，作為保安人員改進工作表現的奬勵。

2)    簡單的事情流程化

每一更份保安崗位輪替當值基本上都是由保安控制室主管去安排，有“流水表方式”，亦有“棋盤式”。盡量在保安人員水平合格及人手已經足額的情況下，使用“流水表方式”來編排每一更份的崗位輪替。

3)    標準的事情習慣化

不斷灌輸一種“有效方法就要習慣使用”，讓保安團隊內所有人都清楚基本工作的需求及表現水平。例如在接替崗位之後都需要檢查管轄範圍內的設施是否正常，把相關情況透過對講機報告控制室。而控制室主管亦要習慣把相關情況記錄在人OB內。這種工作內容裡的責任承擔文化，是要以制度來實行，不能單單只說“做好少少”就能夠實現。

4)    習慣的事情制度化

在監管保安人員這件事情上，是需要進行制度化模式，讓保安主管及保安員都清楚知道在甚麼情況下會以甚麼方式來進行監管。例如崗位巡查，保安主管就需要前往每一個崗位簽巡或由保安控制室透過金CCTV遙距監察崗位情況，之後記錄在人OB內；也可以借助定時的對講機“報更”來進行監察。而保安主管就定時檢查OB內容並簽名作實。讓前線保安人員清楚知道制度的落實是會配合適時的監管作為質量的保証。

5)    制度的事情就數据化

出入口崗位必需要有保安人員當值，這是傳統的保安觀念，或許將來會改由AI監查出入口通道代替“真人站崗”；但在還未普及AI代替“真人站崗”的日子，保安人員就需要以客顧服務的態度來當值出入口崗位，記錄在當值期間有多少人進出。這種數據的收集，就是日後如何去改善出入口崗位工作模式的依據。故此清楚而準確的數據收集在保安工作而言是有必要及十分重要的記錄。經過整理的數據能夠提供有用的資訊，知道在那一個時段時出入口使用量的高峰期，決定是否需要在高峰期時段內加派人手站崗，在事件未出現亂子之前提早部署。

6)    數据的事情就智能化

屋苑都會使用“門禁系統”來監控出入口，當中以“八達通”作為“智能化門禁工具”佔大多數。大型屋苑每天有上千過萬的人流進出，“智能化門禁工具”絕對是簡化了出入口管制的繁重工作量。每一個附合進入屋苑的人士個人資料都以數據化的方式輸入“門禁系統”，方便所有合資格進入人士免除了確認身份的程序，節省了大量人力。

7)    模糊的事情就清晰化

當有不好的事情發生了之後，去追問究竟是誰人負責的時候，所得到的答案往往都是“沒有指定的人去負責”！要去清除這種經常出現的狀況，就必需要去把責任不清楚的工作以清楚無誤的手段向所有人宣告，讓餘下來的日子當出現相關狀況的時候，就按工作流程的最終點及起始點逐一跟進。舉例而言，落貨區在這個時段是由誰人當值，在崗位接替的時候巡查相關管理範圍的時候有沒有異樣，當狀況出現了之後，在CCTV記錄裡有沒有人即時處理……等等，都是把事件清晰化的手段。當追查到答案之後，就檢討相關工作流程在那一個地方出了錯，作出修正及適當培訓，針對個案在一星期內監管成效，不斷修正直至情況改善。

8)    分散的事情集中化

這個情況通常都會出現在“物資存放”的事情上。當有需要動用圍封物料的時候，總是找不到足夠的數量，花掉很多時間心力才能完成圍封。要解決這個問題，需要集中存放經常會使用的物資在幾個指定的位置，公報給所有相關人士知道在需要使用這些物資的時候，到最近的存放位置提取使用。平日當發現有物資散落在其他地方要即時收拾整理。這亦是每月盤點倉存的日常工作。

9)    孤立的事情協同化

每個“盤”都會有不同報告需要按時呈交給管理處存檔，作為日後“核查”之用。這些報告表面看似是各不相干，但是在“核查”的過程當中就是層層牽連在一起。每日的工作記錄會包括車場出入車輛記錄、巡邏記錄、維修通知記錄、出勤記錄、事件記錄、報更記錄……等等；這些都是每一日的“保安工作記錄”組成的一部份，故此並不是孤立的工作，而是在“大報告”當中的“各個小報告”；若然有某一個報告出現了錯失或遺漏，都需要即時補回；這就需要有人從中進行協同處理，清晰知道在收回這些日常報告的時候，需要留意甚麼？如何善後處理？而這個摃任通常都會落在保安控制室主管身上，再由每一個更份旳保安主管監察，確保每日的保安報告都齊備。

 

以上提及的9種情況，可以套用到所有事件當中，作為有

效去管理及改善工作流程的方向，目標就是把繁鎖的事情簡單化配合適當的制度來管理保安部的日常有效運作。