香港保安主管錦囊106 面對審核的陷阱

香港有一些物業管理公司都會把“ISO”的驗證作為負責管理

的物業達到一定水平的標準考核依據。在之前的章節裡曾經提及到這些被劃入需要考核的文件記錄，都應該是每天的實時記錄，經過保安主管級別人員的審核檢查錯漏之後，存檔作實。

      這些需要存檔作為日後“ISO”審核的功課，理論上而言是需要“今天的功課今天做完”；只可惜往往都會是在快要到“審查日”之前才會日以繼夜地去“追回”幾個月甚至半年或一年之前的記錄。這樣子的應付“審查”根本就是“兒戲”！根本就是失去了原本的意義。

      幾位保安部的主管，每天上班的首要任務就是要盡快“補回”消失了半年甚至更長日子的保安記錄文件，番查過去日子的“更紙”來填寫這些消失的文件是由那一個當天上班的同事負責。

      倘若你現在就是正在為了這些糗事而埋頭苦幹，那麼就應該去問一下自己為甚麼會被掉進這麼一個樣子的陷阱裡。

      是自己從前沒有好好去每天監管自己更份的下屬，要求他們妥善完成每一天的保安工作報告？

      還是在接下保安主管職位之後，才接獲通知需要去處理這麼樣子的一個“爛攤子”！

      而這個“爛攤子”並不是在你空降到位之後即刻通知你，要到差不多“死線”之前才在你沒有準備的情況下淡淡然的跟你說，之後就要求你要安排去補回欠缺的文件。

     這絕對是運用了“外判制度精髓”。

     接到這種近乎是最後通牒的任務，你可能要在一些消失了的密室尋找已經被封存了很久的工作記錄文件，重新按日期排序存檔，當中必定會有不齊全及脫期的空隙，需要運用人手去逐日補上。這些都是消耗心力的工作。

     在補漏的過程當中，還會有人不斷地去質問“你們保安究竟有沒有用心去預備審核”！

     彷彿這些以“監察者身份”每天在保安控制室打發時間的人就是甚麼責任也沒有，每一個都是“事後孔明”，沒有人會問為甚麼半年或更久的日子裡沒有察覺到問題的存在，把所有不是之處全部推給外判保安去處理。等到一任空降到來的駐場最高級保安主管接手之後，就把所有之前沒有人去處理的“爛攤子”逐一擺在桌面上。

     或者正在看的你會打從心底裡說，就是有這麼樣子的一個“爛攤子”才會聘請這個空降主管來接手這些不可能的任務！

     “不可能的任務”基本上可以分為兩大類。

      第一類是規則制度範圍以外連繫到客人的問題。

      第二類是規則制度的執行問題。

      連繫到客人的問題，往往都是以被動的方法去處理；客人是如何的表達，才去決定以那一種方式去處理。

      至於規則制度的問題，往往都是因為“積習難改”，牽扯到“盤”內不同群體的既定運作模式、利益、關係……..等等，才會沒有去處理或不敢去處理。

      “盤”內所有人都知道這些問題的前因及倘若處理後出現的結果，故此沒有人願意去觸碰“爛攤子”。

      好不容易來了一個“空降主管”，抱著“我不幹誰幹”的勁兒跳進火堆去，大家都會找一個好位置看看事態發展。若然這個外來人真的有本事把半年日子沒有人處理的事情弄妥，那就証明了他的本事，日後有甚麼天塌下來的事情就找他去找燙手山芋。弄不好的就把責任都推到他身上，說他沒有本事就好了！

       這些都不是新鮮的事情，絕對不需要訝異。外判承辦商就是需要去承擔這些僱主不想去處理的糗事！只需要找到一個適合的人去接這麼的一種差事，在他受不了的時候就換一個人就是了。

       若然有足夠的時間去“補漏填錯”，空降的駐場保安主管都會一言不發的沉著處理，把一個又一個不合乎要求的審核內容修錯改正，之後把本來就是因為監管不到位而出現的問題糾正過來，交給負責監管的職員拿去給審核員查收。

        倘若時間不足夠，又要把相關文件修錯改正交給負責監管職員，那就只能夠集中處理3個月的記錄。把其他再久一點時間的收藏起來，不見天日。

        一般情況下，這些被列入需要審核的文件通常出現的錯漏，包括：日期及時間錯誤

      負責人員沒有簽名

      審核人員沒有簽名

      改錯後的位置沒有簽名

      借匙記錄不齊全

      事件記錄簿記錄不妥善(事件內容太簡單，沒有記錄參閱文件

                           編號：IR編號)

     以上的錯處是需要逐日逐頁去審核。

     回到基本處理方式，就是保安主管需要每一更份內都去查核這些每日的保安記錄是否妥當記錄，有錯即日更正。不要等待到臨近年度審核之前才被人去翻舊賬。