香港保安主管錦囊128 出勤記錄

        之前的篇章曾經討論過保安這行業是沒有多少福利制度提供給前線員工，這是一般外判公司的普遍情況，並不是甚麼無良僱主或黑心老闆的行為，而是在低價落標才有機會中標的現實之下，沒有多少空間可以為盤的前線員工提供優於需要賺取利潤的額外福利。

    故此，想要把好的員工留下來而又沒有額外福利作為誘因的情況下，只能夠在現有的制度給與他們盡可能大的保障。

    曾經有一位空降到 盤 的保安經理第一天上班的時候，有兩位保安員工先後走到他面前“請願”，內容是關於“薪金少了”，曾經多次向保安公司反映都未能補發少了的薪金。

    談到這裡，首先需要去了解一下保安公司為何會在計算員工每月薪酬的時候出錯！

    這會關連到兩個不同的記錄方式；第一是保安公司用來計算員工的酬薪。其二是僱主(外判商)用來計算給保安公司的費用。

    一般而言，保安公司的記錄是依據 盤 每天的出勤記錄作為準則，由指定保安公司職員把每天的人手記錄輸入電腦，誰人當天休假，誰人有當值，誰人病假等等的記錄，都會顯示在當天的出勤記錄表上，到每月最後一日該月的所有記錄都輸入完成之後，再由相關保安公司職員核對無誤，就會交由會計部入賬，把該月的保安公司每一位職員的實得工資賬目交給銀行，在出糧日的預定日期時間通知銀行轉賬給員工。

    轉賬給員工的薪酬是否正確，就要視乎把每日出勤記錄輸入電腦的人員是否有核對清楚無誤。很多時候，如果負責把資料輸入電腦的人並不是“每天清零”，而是累積到月尾才“趕工”，那麼出錯的機會就是必然的高！負責輸入資料的員工要認同一個原則，前線員工每月在出糧戶口得到的薪金無誤，就是他們的福利；倘若每月都發現薪金少了，需要他們自行向公司追索，是不恰當的！

 

    要確保不會出現這種情況，就需要從每天的出勤記錄清楚無誤開始！每一更都安排一名員工在“打卡及簽到”位置當值，確保每一個人都完成“打卡及簽到”這個本份，字體要清晰，資料要正確；若發現有任何錯誤遺漏，要即日處理妥當。每天準確的填寫資料再配合即日輸入資料，讓每一個前線員工都可以透過查閱自己的出勤記錄是否正確無誤輸入到自己的公司賬戶，如發覺有問題即時通知負責輸入資料的人員去改正，就可以確保出糧的時候發覺有錯誤的情況不會出現。

    現在來看一看外判商(僱主)是如何透過出勤記錄發放每月的保安費用給保安公司。

    在香港，一般僱主都會把是月的保安費用延後3個月發放給保安公司，這是行規。所以，保安公司在投得保安合約開始接手 盤 的保安工作，就需先行墊支三個月的員工薪金，直到三個月後才可以收回第一個月的保安支出。

    在這段期間，保安公司需要不斷提醒僱主，但是僱主通常都會以還未收到完整妥當的“每月出勤記錄”、“遲到早退記錄”、“每月缺員記錄”、“每月最後更新更紙”等等的理由，作為手段要求保安公司強化監管前線員工。這裡要談一談“每月出勤記錄”，這不同於之前談及 保安公司那種輸入方法；是另一種出勤記錄的模式，包括有最原始的“打卡”、“掌骨記錄”、“面相記錄”，這些都是防止 保安公司作假呈報出勤人數的監管手段。當中，尤以“面相記錄”的存取分拆記錄最為繁雜；需要先從“面相機”下載記錄到電腦，再由人手逐一核對每一個人的全月出勤記錄是否有錯漏；當中包括 忘記打卡、遲到早退、打卡不成功、資料錯誤等等原因，都需要負責呈交每月出勤記錄給僱主的保安部人員去逐一確認；每當遇到有 忘記打卡或資料錯誤，都需要追查該月的CCTV來確認相關的人員在當日有出現。

    這工作是需要尊心去處理，花費很多時間去逐一核對，對於負責人員而言是一件苦差。所以，負責這項工作的人員，必需要自律，最理想的就是每星期都下載一次資料，把過去一星期的出勤記錄都做好，不要累積到月尾才通宵趕工完成。另一方面負責編排工作崗位的保安主管，亦需要特別照顧負責“出勤記錄”的同事，盡量安排他們可以在當值的時間有機會清理手頭上的工作，不要讓他們把工作在下班之後需要帶回家繼續處理變成為習慣。

    要知道，一些物業管理人員，是以每月能夠扣減到外判公司保安費用作為自己的工作表現向他們的上級報告。這雖然不正途，但卻是保安這行業的普遍現況！

 

香港保安主管錦囊127 做一人之下的好處

有亂子出現時，上級會為你扛著責任，不需要即時面對持份者的問責；對下屬，監督指導，按時巡查，得到尊重；這絕對是不在第一把手位置的好處。

    倘若，這位在你之上的人，不是一個“神憎鬼厭”的傢伙，那麼你就可以說是走大運了！

    這裡要說明一個道理，一個上級為何會願意為他的下屬扛上責任呢？

    因為那人值得為他背書！

    一個在你下達指示或還未說出口之前，就已經離開椅子往外走出去，打點妥當每一個人的崗位，依時完成每一個項目，這麼一個樣子的下屬，絕對應該給與他更好的待遇。這亦可以向其他人表達一個簡單易明的管理模式，只要做得好，不需要我操心就能夠完成工作，就會得到的回報。

    給與這一類型下屬的回報，可以多樣性的；首先，在日常的工作上給與其他人一個印象，他是我信任的人。可以在透過 對講機 對話內容給與肯定及尊重。

    在更前訓示結束前詢問一下他還有甚麼事情要補充；這可以直接帶出一個信訊讓下屬知道那人在團隊裡的地位。

    讓他在主管們當中成為一個重要的成員。可以把一些關於主管們的事項由他負責收集相關報告，整理後交給物管人員。

    有些盤在保安經理之下是沒有設置“副保安經理”或“助理保安經理”，這種情況之下，可以讓一位保安主管成為他們的“招集人”，把一些項目交由他發送給其他保安主管去跟進。這就明確表達了那個人就是第二把手。

    來到這裡要清楚明白這種行動語言就是向其他人交代一個訊息，當我不在的時候，就由他做主。這對於一些人來說是一種鼓勵，也是一種誘惑。

    當駐場最高級保安主管選定了一個人在他休假的時候保安部所有事情都由那人負責之後，那個人在保安部的位置就只在一個人之下；這種第二把手身份，需要一種清醒頭腦才能夠守得住，以不亢不卑的態度每天上班解決所有問題，下班之後亦自動給與其他保安部人員後援。當有天大的事情發生，會把事情始末清楚向第一把手交代。

    談到這裡，要明白一個身份的“正名”標準，所謂“名不正，言不順”就是說明，當要去為發生了的事情扛責任或領償，都應該由“一把手”處理。如此的分工就是管理架構的功能；功能是否可以運作正常，就要視乎第一把手與第二把手相處及分工是否合宜。

    所謂的“合宜”，就是持份者都願意恪守“名份”的義務及權利，在處理事情的時候，“不過”亦“無不及”。這並不是所有擁有“名份”的人都做得到。

    第一把手需要不定時向其他人複述第二把手是他信任的人，當有人為了“公事理由”或“私人恩怨”向第一把手投訴第二把手各式其式的不是之處，第一把手都需要小心處理，以保存自己“公正形象”而又不會“偏幫”第二把手。需要讓其他人看到知道基於這些投訴第一把手有去認真處理；要求第二把手做出一些可以讓其他人“看得見”的行動，把“投訴”轉移為“誤會”，而“誤會”是可以“化解”，不需要“認錯”！

     保護一個 第二把手 對於第一把手而言，是有益的！他可以分擔工作，在有問題發生的時候，首先“止血”，不讓事件變得更糟糕；為第一把手爭取時間去思巧如何善後。為了確保這種關係能夠妥善維繫，第一把手需要定時跟第二把手檢討部門的運作情況，有沒有更好的工作程序可以改善前線員工的工作表現，對於物管部門的各種要求，如何分配先後次序，如何分發給其他主管們，這些都需要適時去檢討。 

    身為第二把手，對上有一個人扛上整個部門的責任，對下所有前線員工都聽從你的指示，只需要適度去承擔 義務，就可以擁有高於其他同級僚屬的權利。

    這是一種工作上的默契，是權力的分享，是需要對方的適度信任。

 

     

 

香港保安主管錦囊126 永遠不做出頭鳥

 相信很多保安主管在應徵盤的職位時，跟那位物業管理的當事人談及工作經驗的過程當中，都會聽到他們的試探式問題，當你遭遇到一些“情境狀況”的時候，你會如何處理。

    這些“情境問況”有些是行內通用的測試題，而另一些可能就是這個盤正在面對的“難題”，也就是安排你來到面試的原因；他們希望從你口中可以聽到一些“不一樣”的答案，能夠為眼前他們認為的困局找到出口。

    在之前的章節，已經提及過每一個 盤 都有她自己的 盤文化，而一切的管理守則，工作指引都是經過 盤文化 的篩選之後才應用到日常的工作裡。這種 篩選的準則，往往都是參照 盤 的各個持份者的利益作為依據，從兩害取其輕的原則制定出來。

    這些從兩害取其輕的 工作指引，往往都是一些 客觀條件之下不能改變的權宜之策；當中包括了以有限的人手或削減了人手的情況下，去運作 盤 內所有眼所能及的崗位，讓持份者看到一個假像在有效控制或不增加人手的情況下，不增加開資為原則仍然能夠維持正常運作。

    之前曾經說過，這種 算盡一分一毫的人手安排，只能夠在突發事件的情況下，編排到所有人都無縫接替崗位，就連食飯休息時間都分秒不差，甚至輪流削減食飯休息時間。這些應急的安排，前線員工在保安主管的安撫之下是可以短期間接受。但是，當特殊變成為常態，負面工作情緒就會出現。

    這種負面工作情緒，並不是保安主管們的層面可以去化解。必需要從制度編排下手；但是在外判制度之下，承辦商就是要為僱主去分擔責任及風險，故此，這些僱主因應控制成本而不願意改善的工作安排，就全都會掉給外判公司去解決。為了滿足僱主的要求，保安部只能夠從每日的崗住編排下手，刪除了前線員工可以稍作休息的“軟崗位”，改為所有崗位都是“硬崗位”。

    在這情況下，前線員工跟保安主管們便會出現一種矛盾。主管們為了滿足KPI，監督下屬遵照編排按時到崗位當值；而下屬就普遍認定主管們沒有理會他們的勞累，只是向僱主唯命是從！

    到了這個階段，保安主管們就會有兩種可能性的選擇；第一是選邊站，跟著僱主的意願走，在沒有增加人手情況下，不斷去壓縮下屬的工作項目，以達到相同的工作時段內包含更多的工作種類。僱主當然會喜歡這一類型的主管們。

    另一些卻認為“工作安排”是應該有上下限的原則，在沒有增加人手的客觀條件之下，為下屬的每天工作安排設置保除絲。

    一些保安主管決定“離職”的原因，是因為看到及預計到 這個盤的工作環境會變差。這種所謂的變差，是他們沒有能力去改變，就是外判保安公司因應“做生意”的首要原則“賺錢”亦不會向僱主提出反對。

    事情發展到這個階段，僱主只會把問題掉給外判公司去處理；但是在“薪酬跟付出不相符”、“工作環境不理想”這兩個沒法改變的條件之下，外判公司想招聘到新人往往都只能夠以“隱瞞”的手段先讓求職者來面試，再配合一些難以達成的“承諾”讓合資格的人士願意一試這個 “不可能的任務”。

    來到這個關鍵的時刻，大多數應徵者都會在事前向知交友好打聽過這些出現“非一般人可以勝任”空缺的盤實際情況，帶同一份好奇心來面試，看看人家是何種心態。

    當然，亦會有向高難度挑戰的人，在得知一個“爛盤中之爛盤”出現空缺的時候，仍然會盡力一試。

    現實就是這些空降主管往往能夠在短時間內把“爛盤”的環境改善過來，凝聚了工作氣氛，安定了部門運作；但是在僱主沒有可能改變的客觀條件之下，這個盤仍然是“薪酬跟付出不相符”、“僱主仍然不會增加人手”、“工作仍然不斷有增無減”！

    還記得為何 僱主 都不希望自己的 盤 由同一個父系的公司來承包外判工作嗎？

    當一個有能力把一個“爛盤”重新組建起來的人“交出了第一份功課”之後，沒有能力跟 僱主 相討往後的持續工作路線，仍然只能夠以“唯命是從”的身份來接受一個接一個的“工作指示”，面對這種改變不了的境況，只能以“好仔三頭瞞”的技量來討一碗飯吃。

    工作 是 賺錢，賺錢是需要妥協的。

    到了真的“累了”，就換一個“爛盤”再幹一次吧！這個退場安排，就恰似是當年 法國皇帝拿破崙曾經說過的一句話“當你沒有援兵，又沒有武器的時候，投降是一個不錯的決定”。