香港保安主管錦囊 74 好好處理資訊通告板 學習把工作分類緩急先後

  保安主管對“盤”的貢獻能夠以具體形象表現出來的其中一個媒介就是“整齊”與“清潔”的“通訊告示板”。

               不論是任何一個更份的保安主管，都應該習慣在接更訓示完畢之後，盡快安排自己或其他保安員按照既定的巡查內容，檢查全“盤”重要位置一次，把出現的問題還未有人“舉報”之前處理好，例如“滿瀉了的垃圾筒”、“升降門外的地上污漬”，“工程完成沒有還原的圍封”等等…減少管理處或保安部收到相關投訴的次數，這就是能夠具體表現出來的“整齊”與“清潔”。

               如果你的“盤”是有超過一幢大樓的建築群，那麼每一幢大樓都會有一個位置展示“盤”的“資訊”及“大廈公告”；基本的分工處理都是由每一幢大樓的物業主任每天早上去巡查一次，確保展示在資訊通告板上的消息都是準確及沒有逾期。

               但是，負責把各式各樣的通告擺放在通告板上的並不是物業主任，而是保安部的各座禮賓服務員。故此，出了狀況又會是“你哋保安部的問題”！

               談到這裡，要去了解一下普通人的閱讀習慣及理解甚麼是重要消息的傾向。

              “由上至下，左至右”的排列方式，就是把最新或最重要的資訊展示在通告板上的格式。

                 不會有人認同把重要的資訊擺放在告示板最下方會是最能夠吸引閱讀者注意的位置。但是，現實裡卻會有禮賓服務員因為沒有人訓示過他們“由上至下，左至右”的口訣來處理資訊通告板，所以往往會沒有邏輯地把通告排列在通告板上，有些時候，還會發現已經愈期了的停水通告仍然展示在通告板上。

              倘若“村長”偶然經過某一座的大堂，走到通告板前看一眼，發現一個月前的停水通告仍然存在，他會有甚麼反應？

             懂得人情世故的“村長”不會即時去找該座的禮賓服務員，而是會不發一言，找自己的管理處下屬，要他通知保安部巡一次各座的通告板，以一個口令來更正所有位置可能存在的問題。

             另一些新進的“話事人”就會即時找來該座的禮賓服務員，要他通知保安控制室安排保安主管到場“三口六面”的指出問題出現了，要即時更正！

            這其實已經是較為務實的方法，有此“話事人”就只會在現場拍一張照片，沒有任何文字指引上載到Whatsapp 工作群組；要所有人都去猜謎。當過了一段時間都沒有人有膽量回覆Whatsapp ，就會在Whatsapp 群組上以不留情面的文字質問為何沒有人去處理這張照片上的問題！

           這種上載照片到Whatsapp 工作群組考考你找錯處的遊戲，在很多“盤”的“管理處”都奉行多年，以形象化的工作壓力來管理外判承辦商。

          這種工作交付途徑，讓所有保安主管每天都要相隔幾分鐘就要查閱手机的信息，但另一方面，又要求所有保安人員不可以經常拿出手机查看，以免影響保安工作！坦白而言，透過手機應用程式交付工作引示已經是一種大家都接受了的工作模式，那麼就好好去利用這個模式，把複雜的事情以最直接的方式表達出來，讓負責去解決問題的人運用掌握到的資訊去處理事件，這才是使用Whatsapp 工作群組的正確概念，而不是拋出一個“燈迷”讓其他人去“猜迷”，把時間浪費掉又解決不了就在眼前的問題！

       

       或者有效的保安管理就是去主動巡查把問題盡早發現，隨後以最直接的方法去解決問題。故此，每天接更後第一件需要去即時處理的事情，就是去“巡村”，檢查一些公開展示給所有“持份者”知道的通告板，以“由上至下，左至右”的模式展示最新及最重要的告示，確保以劃一的排列方式展示在每一個告示板上。

       這是其中一個方法可以讓管理處看到保安部是有去做管理工作的外判承辦商。

       這種針對“盤”的資訊通告板進行的巡查及重要性分類對於保安主管而言是一種學習在實際處理保安事件的緩急先後分類的入門課程。

      每一天在“盤”內都會發生大大小小不同種類的事情；若那天走運，個案就會一個接著一個的等待你去逐一處理。

     若不然，事情就會跟你做對頭的相約在同一個時間發生，保安控制室不斷的發出個案要求處理，而你這個保安主管卻分身不下，那麼如何為快要失控的情況即時減壓，引道失了方吋的保安控制室冷靜下來。

     倘若在之前日子未能夠跟保安控制室好好去研習一下安排個案的緩急先後課程，就好好利用實戰場地透過對講機來展現甚麼叫做沉著應對。

        有四件事情在同一時間發了。

       有住戶要求到單位協助處理“跳電”。

       之後有救護車到場。

       緊接有住戶表示由座頭代收的速遞件失踪了。

        最後有住戶表示單位牆身有水珠，懷疑隔壁單位冷氣扇葉方向撥向他的單位。

        各住主管在這個時候，就是你去表現給所有人知道你有如何的能耐！

        首先，千萬不要在對講機裡說出“負面的說話”，例如“等等先啦！”，“你都知只有我一個人啦”，這些感性說話並不能夠幫助你去處理從四方八面撲向你的事情。要牢記住只要撐過這十分鐘，世界就會回復正常。

         運用巡查通告板的口訣“由上而下，由左至右”先去處理最緊急的個案，列出1，2，3，4的先後次序，倘若有人選就指示控制室安排一個保安員先去現場處理第4項個案，等到自己能夠脫身之後再去接手處理。在處理每一宗個案的過程當中，盡量透過對講機跟保安控制室通報情況，一些個案可能即時未能完全處理妥當，可以暫時先行離場，稍後回來再處理；這樣安排既可以表示出你是一個擁有細節安排思維的保安主管，也可以讓住戶有一個不需要等候太久就有保安人員到場處理的印象，而且正正是在有其他事件同時發生的忙碌時間。

        救護車到場最先去處理(可能性命有危險)

       之後去處理單位跳電

       除後到座頭了解失物事件

      最後到反映牆身有水珠單立

      第二順序是去處埋跳電，是因為有可能只需要為住戶在單位電箱撥一下電掣就可以解決問題，相反其他兩項“了解失物”及“牆身有水珠”有可能即時不能解決，需要在現場花相對多的時候去了解個案，如此就錯失了把個案逐一盡快擊破的時機。