香港保安主管錦囊 41 工程部也可以合作

   可以這麼的說，所有“盤”的保安部都曾經被工程部不友善對待過；同樣所有“盤”的工程部也曾經被保安部利用過來掩蓋屬於保安部的疏失。

             再加上每兩年一次外判合約投標決定是去是留，造成了外判承辦商跟僱主沒有足夠的時間建立互信的工作關係；每當發生問題需要找出前因後果的時候，往往都會成為“永遠都是你錯”的結論。

             “盤”內每日都會有既定的巡邏次數及範圍，保安員巡邏完畢之後都應該填寫巡邏報告，報告內容包容“環境狀況”及“設施情況”兩個類別 。

              “環境狀況”包括巡邏路線經過的地方有沒有阻塞通道雜物，或大型的垃圾需要即時通知清潔部派人清理；而一般需要注意的“清潔問題”就在每一座大堂接待處填寫《巡樓報告》交專責處理大樓清潔工作的清潔部同事去處理。

                 保安員巡邏完畢回到保安控制室再填寫《每日巡樓報告》，列出巡邏發現的設施問題；例如走廊燈熄、出口指示燈熄、防煙門不能完全關上等等，集合了一天的巡樓報告再由保安控制室填寫《工程維修表格 》，翌日工程部收集所有工程維修單之後再安排人手去處理。

             在這個填寫《工程維修表格》的時候，很多“盤”的控制室主任都沒有運用“確認問題”， “了解問題”，“處理問題”這三個步驟；收到保安員報告有設施需要維修就即刻填寫《工程維修表格》，直接把“問題”轉交給“工程部”去處理。

            翌日工程部分派了之前一日保安部填報需要維修的項目給工部程人員，來到報稱需要維修的設施位置，發現根本就沒有問題，要求保安部主管提交當時發現問題的設施照片對照一下，結果是“沒有照片”提供。  

           一些工程部與保安部的矛盾，確實是由保安部的監管不足所引致，由當初的不小心演變成為在工程部心目中的“慣性行為”，就會被認定是“胡亂發出工程維修單”這種誤會。

            慢慢地演變成為只要保安部出了維修單，這些設施問題就不能夠追究保安部沒有人發現！

            而工程部就會認定“你哋保安部只識得有人追問就話通知咗工程部”根本沒有安排人去現場確認一下究竟發生了甚麼事情！

            有一些例子可以參考！

            每一個“盤”都有某些照明設施是已經安裝了“定時開關掣”，保安員巡邏經過發現燈熄，沒有去了解燈是因為甚麼原因 “熄咗”，就向保安控制室報告有“燈熄”填寫《工程維修表格》；整個過程經過了“保安員”“控制室主任”“填寫工程維單人員”“工程部負責人”“前往維修的工程部人員”才發現原來是時間掣被關掉。

              另一個例子就是一些已經由外判承辦商確認需要報價更換零件維修的設施，相隔幾天又會有保安員報告損壞，而保安控制室又再填寫《工程維修表格》。

              這些都是保安部跟工程部一些老掉牙的問題

              很多盤都會有“維修工程內容記錄”，只是沒有人在填寫《工程維修表格》之前先行花時間去核對。

               再回顧一下各位保安主管們有沒有在得知需要填寫《工程維修表格》之前，再去確認一次。例如有設施燈熄，有沒有提交現場的即時照片在“手機工作群組”(Whatsapp)，看到了照片之後，有沒有運用“常識判斷”這些在巡邏保安員眼中認為有問題的位置，是否只需要去把不知是誰人關掉了的電掣重置就能回復光明。

            又或者報稱某個位置的冷氣温度過高，就無差別對待的去填寫《工程維修表格》，沒有安排保安員拿著“雷射温度檢測器”到現場量度一下實際温度，其實是有人用遙控器調較了冷氣的温度。

           這些情況都是 工程部負責人經常不滿意保安部沒有派人到現場確認究竟是甚麼原因就胡亂填寫《工程維修表格》的事例。

              簡單而言，在填寫《工程維修表格》的流程當中，都需要運用“確認問題”“了解問題”“解決問題”這三個步驟。保安部每一個人有了這個習慣之後，再慢慢去建立工程部跟保安部的互信關係。

          

            

 

香港保安主管錦囊 40保安部與工程部的關係

   曾經有一位保安經理接到前下屬的咨詢電話，表示因為上星期有一個晚上發生了食水供應問題，有一組供應大樓上水泵故障，不能在大樓中途缸出現低水位的時候啓動，導致中途缸及天台水缸見低，很多住戶投訴；而投訴電話去到業委會主席那裡。

             保安經理單單聽到“自動上水泵沒有運作”就打從心底裡即寺產生一個疑問，“為甚麼不改以手動上水”。

             在這個求助電話裡，已經顯示一個保安行業普遍存在的問題，就是遭遇到難題或犯了錯的時候，都不會清楚交代事件的“重點所在”，往往要局外人再三提出要求才會把事情始末交代清楚。 

            其實很多“盤”的“供水系統”都會設有兩種供水模式：其一是“自動”，其二是“手動”。

           當本來設為“自動模式”的系統基於任何原因在需要“泵水上樓”的時候沒有啓動，導致BMS系統發出“低水位警號”，保安部就需要派人到相關泵房查看，(確認問題)，之後如果發現“水泵控制箱”已經設定在“自動模式”但沒有“運行”出現了“低水位的紅燈”(了解問題)；就需要把設定改為“手動”，按下啓動掣讓水泵以人手控制方法暫時把水泵上大樓的天台上缸，再由天台上缸分配到大樓其他中途水缸。(解決問題)

          這個情況很多“盤”都不會有工程部人員參與，保安人員要自行處理確保所有水缸不會乾涸，之後才會向工程部負責人報告。

         基於這種處理“供水系統問題的行規”，大多數的“盤”都會認定所有保安人員都會懂得如何“手動上水到水缸”。而那位前下屬的情況就是當BMS系統發出有水缸出現低水位警號的時候，控制室內沒有人發現，直到當晚有住戶致電保安控制室表示單位沒有食水供應，才發現“水缸低水位警號”已經出現了一段時間；而問題的重點就在於當晚的保安主管是不懂得如何“手動上水”。

          這個前下屬的“盤”是沒有工程部人員24小時當值，所以在發生事故的時候，工程部“有不在場証明”！

         故此所有責任都全數落在“你哋保安部身上”！

         事件在這個晚上發酵接近兩個小時，才成功手動上水到天台水缸；但是“水缸加壓缸”已經因為這段無水的時間導致空氣注入，要進行排氣程序才能夠恢復正常運作。

 

         事件要問責；當然是指向保安部。在早會上工程部責問保安經理為何保安主管不懂得如何手動上水到天台水缸，又為何出現水缸低水位之後無人發現，到發現的時候已經水缸見底。

         這位保安經理的前下屬向他求助，要如何去解釋這次事故！

         首先，在BMS系統發出有水缸低水位警號到水缸真的出現見低是要經過一段時間，而這段時間短則20分鐘，長則1個小時，要視乎當時大樓住戶的用水情況而定。

         在警號出現20分鐘至1小時這段時間，保安控制室都沒有人發現，這是找不到任何理由去解釋的。再加上若然要趕盡殺絕，管理處會要求提交當時保安控制室的閉路電視影像記錄，那麼只會看到保安控制室內無人或有人睡著了！

        另一個罪名就是為何保安主管不懂得如何“手動上水”？

         這或多或少可以去爭論一下，但是會出現很大的後續問題更加難以去面對。

        一般而言，“盤”內所有設施都是由“工程部”去保養及維修，所以最明白設施如運作及所在位置的也當然是“工程部”。理論上所有設施系統出現問題，都需要由工程部人員到場確認及處理。而現實上這些“設施系統問題”絕大多數的“盤”已經交由保安部去先行處理，有處理不到的情況再通知工程部派人到場協助。

          沒有工程知識的保安人員，如何得知“盤”內所有系統運作過程！這當然是由工程部人員的指導及示範之下取得這些系統如何運作的基本概念。這種講解示範安排都會在“開盤”的最初日子由工程部及管理處安排“授課”給保安部人員。之後，就交由保安部自行“傳受武功心法”比其他保安人員。

         日子久了，離職的人員多了，這些“武功心法”就會遺失，到了第十代傳人，他能夠承傳的“心法”已經所餘無幾；故此，當晚當值的保安主管不懂得如何手動上水，又不是一件十分奇怪的事情。

          在電話裡，保安經理對他的前下屬給與了一個建議，就是不要去抗辯！

          如果要抗辯，就是提出工程部沒有提供培訓課程給保安部人員去了解“盤”內設施系統的操作知識。

         這是絕對不能夠放上會議桌上來談的題目。

         建設性的補救措施，就是承認保安部在事件中有處理不當，盡快安排所有保安主管參與“盤”內設施系統的操作實習，可以由管理處的協調安排工程部負責人在旁協助提醒需要明白的重點事項。

        要明白，若然部門與部門之間的關係破裂了，要去修補是一件不可能的任務。