香港保安主管錦囊102 事件報告的升級版

 日期 :  05-08-2025

題目︰暫停使用17,18升降機

商場︰

時間︰0830時

位置︰5/F 升降机大堂

事件︰

05:30時天文台發出黑色暴雨訊號

08:10時 因雨頗大,雨水由5/F 升降機大堂玻璃門下方渗入升降機大堂,影響到17及18號升降機

08:30 收到管理處指示,因為雨勢大,預防5/F升降機大堂渗水,影響到升降机,圍封17及18號升降機及擺放沙包阻止渗水

 

詳細後報

 

受傷：無

傳媒：無

備註：無

 

升級版

日期 :  05-08-2025

題目︰升降機-暫停使用

商場︰

時間︰08:10時

位置︰5/F L17, L18升降機

事件︰

05:30時天文台發出黑色暴雨信號

08:10時 持續大雨，雨水由5/F 升降機大堂牆身及玻璃門下方渗入升降機大堂，黑雨信號前上述已堆放沙包並安排清潔員工吸水。

08:30 因雨勢持續，5/F升降機大堂入水，恐影響到17及18號升降機之行機安全。暫時將升降機升至頂層（5/F)並停止服務。

 

 

詳細後報

 

受傷：無

傳媒：無

備註：無

 

     以上兩篇 事件報告的簡易版，那一篇比較好一點？

    有些“盤”對於事件報告的要求並沒有太多的要求，甚至乎是可以用筆手寫在表格上。如果你是在可以如此寬鬆看待 事件報告 的“盤”擔任 保安主管，定必在日常文書工作上輕省得多。

   另一方面，當你不幸地遇上了 事件報告驗屍官，那就是一件需要非常認真去處理 每一天的 事件報告。

   他們會把每一個字型的格式，每一個 “盤”內的位置名稱都緊緊的找著不放鬆，甚至每一個 標點符號，每一張相片清晰度等等，都會嚴格審查。因為他們是以高舉著 ISO的要求來作為標準。

   彷彿有了ISO的認証，就是代表了 優質的管理。

   理論上，能夠從文件的記錄追索到 每一個部門在每一天的工作情況是否合符要求，是一種很好的文書檔案標準；但是，這種標準並不能夠在一朝一夕就達到，是需要每一日，每一週，每一月，每一年的累積才可以見到成效。

   現實當中，這個紙本文件認証記錄都只是在檢核日期來臨之前才會有人去過問！大多日子都只是沒有過問的紙張浪費工程。

   為甚麼本來的效能記錄會演變成為沒有人在乎的惱人事件？

   因為“盤”內的工作薰陶打從最基層的前線人員都被消磨殆盡。每一天都被抱怨工作崗位的分配不公平，休息用膳時間的不合理，主管對下屬的謾罵不絕所掩藏；在他們心裡上班就是活受罪。那會再有心力去理會自己所填寫的每份工作記錄是否妥當呢？

    大家都只在乎於呈交上去的功課是否合乎要求，而不會去過問“它們”是怎麼的“出現”。到了最後，這些需要檢核的文件全部都會變成為上帝創造天地的過程，一年的光陰都會在七日之內完結。

    來到這裡，又會回到“外判制度”的功能發揮是否能夠為“僱主”去承擔“責任”的關鍵時刻。坦白而言，“外判承辦商”的表現，是需要“僱主”的有效“監管”，時刻提醒“標書”所包含的各項“工作內容”及“表現水平”。在沒有監管的情況下，“外判承辦商”的表現能否“自主自覺”去保持達標水平，就要視乎於日常工作的基本指引有沒有得到前線人員的看重。而這種“看重”日常工作指引的“態度”，就是牽涉到 保安主管們 的能力當中。

    每天查閱 前線人員的工作紙本記錄，當中是否清楚沒有錯漏，簽名是否妥當。在發現了有錯漏的情況，有沒有即時跟相關人員改正錯處。

    有沒有每星期最少一次跟前線人員一起去完成某些基本的日常工作，從中去了解這些基本的日常工作通常會遇到的問題，是否前線人員有能力去應付；倘若他們能力有限，就需要向上級提出，相討解決方法，以免這些本來是小問題的事件變成為“大事”，當被人“大聲”提出來的時候，往往都是指向 保安主管們從來沒有理會。

     這些日常出現的小問題，往往就是日常工作紙本記錄出錯及遺漏的原因；這些原因並不是沒有人發現，就是管理處亦會略知一二，只是沒有人提出來就當作沒有看到。到了問題鬧大之後，責任就會歸到保安部身上。

    或者，各位可以把每天的工作看成為參與一個集體遊戲，遊戲名稱就是“鬥快找錯處”！找到“錯處”之後盡快去處理就是“勝利者”。

    就正如“事件報告的升級版”，知道了他們會在那個段落去做“報告驗屍官”就多加留意這些段落，盡量在他們找到錯處之前先看到不對勁的地方，把這個“問題”解決掉！