香港保安主管錦囊 9 what where what what 

香港保安主管錦囊 9 what where what what 

     教導保安員不要害怕使用對講機報告工作情況並不是一件容易的事情，當中讓保安員感覺到困難的並不是報告的內容，而是因為廣東話有鄉音，怕被其他人取笑；再加上並不是在香港出生的保安員很多時候都對香港的廣東話用語不太明白，往往引致誤會帶來的難為情。

           那麼，要如何去幫助這一群有心做好這份工作；而只是語言表達上有困難的同事，就是身為保安主管其中一個責任。

          鼓勵他們多看有字幕的廣東話電視節目。一邊看一邊學習香港廣東話的用語及意思。提醒他們不要再總是去看自家方言的視頻；再配合他們在報告工作內容的時候，保安主管多一點兒保護，那麼他們就可以在短時間內有明顯的進步。由發覺自己有進步衍生出來的“積極”氣氛是會人傳人的。之後，就可以認真的灌輸工作上應用到的4 個W報告內容訓練；What Where What What 。

1)      What =發生甚麼事情

2)      Where =在那裡發生

3)      What= 你現在如何處理

4)      What=需要如何的協助

 

再以在車場大閘當值的保安員為例子，有一部住戶的私家車停在閘口，住戶表示忘記帶八達通要求起閘讓他出車；沒有經過4個W訓練的保安員通常都只會在對講機呼叫保安控制室“有車出要起閘”，之後需要保安控制室再三追問才會給與足夠的資料起閘放行那部住戶私家車。

要去改善保安員報告事件的表達能力，保安主管應該首先要他們去聆聽其他人在報告事件的內容，之後詢問保安員是否認為同事在這件事情上在對講機報告的內容清楚嗎？

之後要求他們就上述事件再報告一次，看看有沒有改善。

合格的對講機報告內容應該包含以下例子的要點：

第一個W，What就是要他們清楚在對講機說出“發生了甚麼事情”；

以借用屋苑的梯子為例子。要知道，很多屋苑都已經禁止在屋苑公眾地方使用或擺放“木梯”，不論有多少把木梯被收回或充公，都只能夠以等待棄掉的方式處理，不可以借用給其他屋苑住戶。因為所有由屋苑借出的梯子，都應該有檢查記錄，確認結構安全才可以外借；否則借用人不論任何原因在使用由屋苑借來的木梯引致受傷，可以是“世界未日級別的事件”！有些住戶還會去挑剔從屋苑借用的物件不清潔，投訴為何沒有人去先檢查外借給住戶的物件是否清潔安全；在他們心目中每月繳交的管理費是包括了這些服務，故此應該需要達到一定的要求。故此，所有借用物件的個案，都要先檢查妥當，包括是否清潔，無損壞，之後預備物件借用表格讓借用人當面簽收。當物件一借無回頭的時候，都知道最後的借用人是誰，至於能否找回來，並不重要。

                         “控制室，請問有沒有梯？”What

                           “有”

                            “第1座18A 住戶陳先生想現在想借用”Where

                              “稍後會安排”

                              “陳先生想放在單位門外”What

                               “現在繁忙，要送上單位需要稍後安排”

                                “我通知住戶需要1小時後才放在單位門外”What

這簡單的幾句，其實已經包含了前面兩個W，What 同Where 要借用梯子(What)，梯子要送往何處(Where)。有些“盤”只會安排梯子放在地下大堂由住戶自行取用，有些“盤”是會送上單位門外。

接下來第三個W，What是說明住戶要求如何處理借用的梯子“要放單位門外”。

最後一個W，What，決定如何安排把梯子借給住戶“1小時後預備妥當”。

以上的保安員報告保安控制室的內容都包含了4個W的要求。

要記得同時亦要教導保安控制室的控室主任當聽到有保安員報告了不恰當的4個W，必需要立即糾正，避免產生誤會而導致意外發生。

 

基本上，任何事情不論是日常工作或突發事件，向保安控制室報告都應該包含4個W的要求。

故此，有一些“盤”會要求保安控制室每星期都由當值保安主管安排一次4W的事件演習，以訓練保安團隊在處理突發事件時運用合理的程序去解決各式各樣的問題。