不形單不隻影

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2025年8月31日 星期日

 

香港保安主管錦囊12 嚐試君子與小人並用


香港保安主管錦囊12 嚐試君子與小人並用


                                每一位保安主管都總會有一丁點兒的“私心”,會對“盤”內幾個下屬有相對於其他人較多的照顧,當他們犯了錯,對他們的訓斥也會相對地留有餘地。

               當日子久了,這幾個得到相對於其他人多的關顧者,可以被視為保安主管們“信任”的人;“信任你”當然會分派需要有成果的工作給你去完成,這是一種互惠互利的關係。

             來到這裡,就會衍生出一個現實問題,“你信任的人,分配給他的工作會愈來愈多”,那麼,你不信任的人,就甚麼也不需要去“負責”,每月按時支薪。

            這種情況並不是他們在工作能力上有差異,而是基於一個“信任”的“選擇”過程。當你信任一個人,他走近你身邊的時候,你是不會剎那間精神緊張起來,提高警覺,小心自己每一句從口中說出來的話;因為,你信任他,主觀認為他不會設計陷害你,把你趕離座椅。

當一個仍然得不到你信任的人出現在你面前,你就會慎言小心行事,不想這個還未得到你信任的下屬從你的日常工作細節當中找到你的“把柄”,在不知何時會拿出來讓你受傷害。簡單而言,那個你小心防範的人,在你的認知當中就是一個“小人”。

          我們來一個簡單的分類,在你的保安團隊裡有兩個大類別;“君子”與“小人”。

          各位保安主管們或多或少都會有偏私的行為,只要不太明顯就可以吧!安排“君子”相等於“自己人”去幹特定的工作, 在心理上確實是會安心一點;但是,“君子”的價值是在於“正面的作業”,在持續的耐用性而言,“君子”不能幹太多“狠心的事情”;因為幹狠心的事情會消耗耐用性。但是,“狠心的事情”又必需要有人去幹;那麼,就去揾一個“小人”去幹吧!

       “君子”會聆聽保安團隊每一個人的意見,為有特別需要的團隊成員安排特別的工作崗位,為家有急事需要的團隊成員安排假期調動。這就是一個“君子的功用”;確保每天不會出現缺勤。

       “小人”就是去幹不得人心的事情。

         一個好的保安主管團隊,就是需要“君子”與“小人”兩類型的主管並用,以配合“有償”就“有罰”的機制去讓團隊內所有成員都心裡明白當某一類型的事件發生了,將會有怎麼樣的善後工作。

          有保安團隊成員“犯錯”,先由“君子”去穩定現場環境,不讓事件加劇惡化。之後,就安排一個“小人”去善後。

1)      口頭警告

2)      書面警告

3)      懲罰工具(扣減勤工奬,犯錯記錄存檔,調離工作崗位)

 

大家都習慣把自己“好”的一面展現在群體眼前,絕對“樂意”把自己裝扮成為

  一個“君子”。相對於“君子”而言,奉命在團隊裡飾演“小人”角式的,就需要值得他繼續把角式演活下去的動力。

            有時候,團隊裡的 “小人”並不是真正的“小人”,只是他願意去做大多數人都不願意去做的事情,而這些事情在某個角度來看,是對團隊有益有建設性的,從整體的功能而言,“小人”的功用相比於“君子”還重要。

           故此,身為保安團隊之首的你,要好好掌握時機讓“君子”與“小人”並用來管理好“保安團隊”。

           要時刻提醒自己,“君子”不能過於信任,“小人”亦不可以過於疏遠;當有需要的時候,他們都可以為團隊作出恰如其分的貢獻。同時亦要容許他們各自擁有自己的圈子來完成分配給他們的工作。一句老掉牙的說話“讓他們公開地以合理的方式去競爭,團隊才會有進步”。

         

          有一點身為保安主管的你是需要知道,有時候當你空降來到一個新盤,很快會聽到一些“是是非非”,可能這些是非都會指向一個人,把這個人說成“混蛋敗類”,還建議你不要跟他走得太近!

        一個這樣的人被很多人背後說了那麼多的壞話,你會如何的看待他呢?

        他是一個“小人”?還是一個被眾多“小人”背後說他壞話的“能幹之人”;小人因為技不如他,又沒有辦法除掉他,只能夠不斷朝他撥污水,想盡辦法去孤立他,把他“污名化”!

          故此,在新工作環境裡,聽到很多關於一個人的“好話”或“壞話”之後,不要那麼快就去做判斷,給自己多一點時間去觀察,去思考;反正“君子”與“小人”都是可以被你所用。



2025年8月30日 星期六

 

香港保安主管錦囊 11 讓下屬明白為何需要按照編更安排上班


香港保安主管錦囊 11 讓下屬明白為何需要按照編更安排上班

              在20244月的香港就業人口當中有3%的失業率,這並不是一個差的數字,可以被理解為當下的香港人口是充份就業。

               在已經出現充份就業情況的香港,究竟要怎樣才能夠再招聘到足夠的保安人員應付不斷地在擴大的保安市場需求。

              安排每天足夠的保安員上班是負責編更的保安主管的責任;那麼,你會如何處理每日的人手編排。

             負責編更的保安主管,往往都會被保安團隊的成員認為是不可招惹的人物,因為你在他們心目中是一個可以影響到他們日常生活的人;而現實裡你的確擁有這種權力。故此,你的上級“駐場保安經理”就可以借用給與了你的這份工作來評估你是“那一類的人物”。

            曾經有一位“空降的駐場保安經理”來到 “盤”之後,發覺一位在這個“盤”工作超過十年的助理保安經理是每月編制更紙的真正負責人;而這位助理保安經理也是“僱主”客務處的“自家人”;駐場保安經理知道這位客務處的自家人在編更的時候都會給與他圈子裡的“自家人”優先安排,其他的局外人都要讓路。

這並不是一個好的安排。

             雖然這個“盤”每月更紙的編排縱然是由四位助理保安經理每人輪流負責三個月;這位“管理處自家人”卻只需要向其他助理保安經理通傳一聲就可以更改其他助理保安經理已經編排好的每月更紙。

             這是特權,也是體現了“管理處自家人”的身份是超然,這種特權甚至超越了駐場保安經理的權力。

             駐場保安經理 在這種“不可以改變 ”的現實裡,他又清楚看到“盤”內的每一位保安人員都清楚明白這種情況,所有人都在沒有能力改變的情況下按照每月更紙的編排去安排自己的私人生活,亦因為這種改變不了的“潛規則”,沒有人會表示對每月更紙的編排有異議;因為大家都不想“招惹麻煩”。

            在這種環境之下,沒有人會習以為常每月定時請病假,因為所有人都害怕會被人秋後算帳。

                這雖然不是一個烏托邦的理想展現,但卻實在地保持著一種“正常運作”的默契。不用多說,各人都在心裡明白。

           這個例子說明了一個選擇的可行性,就是“不去改變”行之已久的模式,也是一個好的選擇。因為,駐場保安經理的其中一個責任,就是確保“保安公司”不會因為“缺員”而被僱主扣減每月報酬。盤內有一個具有威嚇性的主管級人員,而所有下屬都因為害怕招惹到他的麻煩,而在某程度上遵照他有份決定的規矩行事,而確保“盤”每日的有效運作,這也是一個有效的管治模式。

           如果你的“盤”沒有上述這一類型的人物為你確保每月不會有保安員任意缺勤,那麼,就需要注意不能讓保安員自製“每月例行病假”。

       當下很多私營公司都會遵行連續4天病就可以得到每天病假5份之4的每日工資,這對於一般沒有“勤工獎勵”的“盤”而言,我病了一天公司不會發薪金給我,但病4天,公司就會發放54的工資津貼我的“醫葯費”。

           這是一種“工作態度”跟“金錢”的現實矛盾。

       “矛盾”這東西,坦白而言是從人定下的制度裡衍生出來的。一個好的制度按常理是不會衍生出“矛盾”。故此,駐場保安經理就需要經常去審視“盤”內的所有規則制度是否就是“矛盾”的源頭。

             設有“勤工奬”的“盤”,通常“缺勤”的情況都不會嚴重,因為所有人都會懂得為自己去計算得失。就算是提交了連續病假4天的病假紙,取得了四天工資的54薪金,也會被扣減了全部的勤工奬金,這不划算。

            故此,很多保安公司都會刻意把本來是員工底薪的少部份改名為“勤工奬金”來約束員工如非必要都不輕易決定缺勤,以免“勤工奬金”被扣減。

           要注意一些“人情世故”的網開一面處理手段,就是每一個人都會有“自己的事情”需要去即時處理;若然過往一直記錄良好的員工突然有一天不能上班,按照“盤”的“守則”當然以“缺勤”來處理。但是在“同理心”的角度來看待個別員工的過往行為記錄,就需要運用一種“人性化”的手段來處理,以換取當事人及其他“正常心智”員工的忠誠。

           在找到其他人替補之後,在每月更紙上作出調整,讓那位因為“自己事情”缺勤的員工在當天“休假”。這樣可以從本來不是一件“好事”的突發事件,透過“人性化看待”轉變為激勵士氣的決定。讓員工知道真正的“話事人”是可以為下屬尋找最大福祉的人。之後,就可以在往後的日子排除了下屬遇到“自己的事情”需要去處理的時候,以病假方式去處理。

           當然要以此換取員工的忠誠,你必需要在名冊上有可以隨時調動上班的人。這幾個可以讓你隨傳隨到的好員工,千萬要記得好好看待。

           在沒有設立“勤工奬”的“盤”,當每月薪酬因為市場調整而出現落後,而工作環境及氣氛又提供不到一種“歸屬感”給保安團隊內的成員,那麼以提供《醫生証明書》缺勤四天以上的個案必然會增多,甚至會成為一種“盤”的“風土病”;這些保安員工大多數都是認定“薪酬不到位”,“對工作沒有認同感”,也不害怕自己運用“病”為理由不上班而引致保安公司的“追究”。基本上所有保安公司對於經常以“病”為理由不上班但又能夠提交《醫生証明書》的保安員,都不會“追究”;因為保安公司亦明白一個“盤”的保安員經常提交四天病假《醫生証明書》的原因就是“錢不到位”及“工作太勞累”;在沒有考慮提高薪酬或津貼的前題之下,都會容忍這種情況;漸漸地,就會成為“風土病”在“盤”內蔓延;甚至乎保安主管們都會加入“病假大軍”行列。

             這些“長期病患者”看到了保安公司不會因為他們經常提交《醫生証明書》而對他們探取任何行動,也不會安排他們去其他盤;如此人手就會更加短缺。

             而保安公司亦不斷監控著“盤”的每月缺額數字,倘若仍然能夠維持在一個可以接受的罰款水平,就不會採取任何需要動用“增值服務條款”當中的款項來作為鼓勵保安員不缺勤的奬勵。

             在這種情況下,沒有加入“長期病患者”隊伍的保安主管們,可以如何去處理呢?

             可以肯定一點的就是這些“盤”通常都是在“長工”名額上出現大量“空缺”,在請不到“長工”的日子,保安公司往往都會安排大量的“兼職”人員來填補缺額人數。這批“兼職”大部份都只會到“盤”上班一兩天,之後就由其他“兼職”補上。這種方法會讓保安主管難以有效去管理每日都有新面孔的保安團隊。

             面對這種沒有能力去改變的情況,保安主管倘若真的要去選擇,“良禽擇木而棲”是可以理解的!

             另一個選擇,就是“做生不如做熟”,希望“守得雲開見月明”,在“盤”下次“投標”的時候,會有保安公司以一個吸引的“薪酬”入標!在“錢開始到位”的情況下,“風土病”便會得到控制,之後就去處理“長期病患者”的《醫生証明書》問題。

       

       

       



2025年8月29日 星期五

 

香港保安主管錦囊 10 對講機的觀念(你不說就沒有人知道你正在做甚麼


香港保安主管錦囊 10 對講機的觀念(你不說就沒有人知道你正在做甚麼)


 “你不說就沒有人知道你正在做甚麼”

               有一個定律需要灌輸給與所有保安員明白,就是上級對你是否信任,都會反映在日常工作裡。對你愈信任,就會愈少在對講機裡查詢你現在的位置,愈少會查詢你現在做甚麼。相反,愈是不信任你,就會時時刻刻都會追問你往那裡去了!

             對講機的運用在於即時把“盤”正在發生的事情向保安控制士社報告;故此在日間,應當是對講機使用最頻密的時段,而在夜班就理應清閒得多。但是在一些“盤”會發現不論是日間還是午夜,所有保安員都不需要在更份內更換對講機的電池。

          (對講機的使用量會跟電池的消耗量成正比的)

         那麼在日間的緊忙時段,保安員為何不使用對講機呢?

        當中有一個原因,就是保安員不想透露自己正在做甚麼。

在這種不想被其他人知道自己正在做甚麼的觀念,就間接破壞了保安部在這個“盤”的“紀律”。談到這裡,就首先了解一下甚麼是“紀律”。

         簡單而言“紀律”就是在既定的程序之下,每一個崗位的人在“過去”,“現在”及“將來”會做甚麼都可以有“記錄”及可以“預計”。而這種由紀律衍生出來的“記錄”及“預計”都需要從累積得來的“日常記錄”當中產生出來。假如“盤”的保安員從一開始就沒有遵守紀律的觀念,那麼要建立一個“優良的保良團隊”就只會是一件“不可能的任務”。

          或者,一個“盤”的保安部成員有沒有紀律,就是在於有沒有一個擁有足夠權力及能力的人去領導他們。這個人是否有機會在“盤”建構一套放諸四海都“合宜”的保安守則,要求所有人要去遵守,就要視乎他能夠在“盤”生存的時間是否足夠讓他完成任務。

          對於駐場保安經理及各主管們而言,在一個“新落成的盤”建立一套“保安守則”是一件“夢想的工作”。因為,沒有前人的陋習,沒有佔據山頭的“圈子”,沒有籠絡VIP自保的下屬,亦沒有巴結物業管理處的危險人物;一切都可以在妥善思考之後去實行。

      “紀律觀念”在“全新盤”內的施行,相對於“舊盤”而言是容易得多;可以說“你想怎樣就可以怎樣”。

       現在可以為你的“全新盤”計劃一下如何去建立一套“保安崗位報更守則”。

 

      這一篇的題目是“對講機的觀念(你不說就沒有人知道你正在做甚麼)   ”,我們就從這方面入手,

1)      所有保安員到達崗位當值之後必需要報告保安控制室“保安員23456到達大閘當值”,這是理所當然的行踪報告。

2)      每小時的平安更報告保安控制室,“大閘崗位保安員23456 報更崗位正常”,每小時的崗位報更可以確保保安員的對講機運作正常,在真的遭遇到突發事件的時候,可以即時報告保安控制室4W

3)      報更的時候可以同時檢查每一位保安員的“耳機線”是否運作正常。各位主管們,要明白,對講機耳機線的作用,就是把保安部的日常工作指示不公開被住戶知道,以免產生不必要的爭拗。以確認進入屋苑人士是否一個“安全人士”為例子,如果在確認過程當中,保安員跟控制室及其他崗位保安員對話的內容都被在場人士或其他住戶聽到,那麼就會有機會被人質疑“私穩權問題”,亦會讓正在“被確認人士”感覺到“不被尊重”而引致不必要的投訴。

4)      當保安員習慣了到達崗位,離開崗位,報告控制室要用4W的方式,那麼可以概括而言他們掌握了如何有效使用對講機了。

來到這裡,所有保安主管都可以放下心中的一顆大石,在有需要的時候,能夠在對講機裡聯絡到保安員,下達指令給他們去完成;不再需要去猜測他們往那裡去了,也不需要去更衣室尋找他們的踪影。就算他們不講,也可以從崗位編排上知道他們人在何方。

這就是紀律。

 

 

香港保安主管錦囊 9 what where what what 


香港保安主管錦囊 9 what where what what 

     教導保安員不要害怕使用對講機報告工作情況並不是一件容易的事情,當中讓保安員感覺到困難的並不是報告的內容,而是因為廣東話有鄉音,怕被其他人取笑;再加上並不是在香港出生的保安員很多時候都對香港的廣東話用語不太明白,往往引致誤會帶來的難為情。

           那麼,要如何去幫助這一群有心做好這份工作;而只是語言表達上有困難的同事,就是身為保安主管其中一個責任。

          鼓勵他們多看有字幕的廣東話電視節目。一邊看一邊學習香港廣東話的用語及意思。提醒他們不要再總是去看自家方言的視頻;再配合他們在報告工作內容的時候,保安主管多一點兒保護,那麼他們就可以在短時間內有明顯的進步。由發覺自己有進步衍生出來的“積極”氣氛是會人傳人的。之後,就可以認真的灌輸工作上應用到的4 W報告內容訓練;What Where What What

1)      What =發生甚麼事情

2)      Where =在那裡發生

3)      What= 你現在如何處理

4)      What=需要如何的協助

 

再以在車場大閘當值的保安員為例子,有一部住戶的私家車停在閘口,住戶表示忘記帶八達通要求起閘讓他出車;沒有經過4W訓練的保安員通常都只會在對講機呼叫保安控制室“有車出要起閘”,之後需要保安控制室再三追問才會給與足夠的資料起閘放行那部住戶私家車。

要去改善保安員報告事件的表達能力,保安主管應該首先要他們去聆聽其他人在報告事件的內容,之後詢問保安員是否認為同事在這件事情上在對講機報告的內容清楚嗎?

之後要求他們就上述事件再報告一次,看看有沒有改善。

合格的對講機報告內容應該包含以下例子的要點:

第一個WWhat就是要他們清楚在對講機說出“發生了甚麼事情”;

以借用屋苑的梯子為例子。要知道,很多屋苑都已經禁止在屋苑公眾地方使用或擺放“木梯”,不論有多少把木梯被收回或充公,都只能夠以等待棄掉的方式處理,不可以借用給其他屋苑住戶。因為所有由屋苑借出的梯子,都應該有檢查記錄,確認結構安全才可以外借;否則借用人不論任何原因在使用由屋苑借來的木梯引致受傷,可以是“世界未日級別的事件”!有些住戶還會去挑剔從屋苑借用的物件不清潔,投訴為何沒有人去先檢查外借給住戶的物件是否清潔安全;在他們心目中每月繳交的管理費是包括了這些服務,故此應該需要達到一定的要求。故此,所有借用物件的個案,都要先檢查妥當,包括是否清潔,無損壞,之後預備物件借用表格讓借用人當面簽收。當物件一借無回頭的時候,都知道最後的借用人是誰,至於能否找回來,並不重要。

                         “控制室,請問有沒有梯?”What

                           “有”

                            “第118A 住戶陳先生想現在想借用”Where

                              “稍後會安排”

                              “陳先生想放在單位門外”What

                               “現在繁忙,要送上單位需要稍後安排”

                                “我通知住戶需要1小時後才放在單位門外”What

這簡單的幾句,其實已經包含了前面兩個WWhat Where 要借用梯子(What),梯子要送往何處(Where)。有些“盤”只會安排梯子放在地下大堂由住戶自行取用,有些“盤”是會送上單位門外。

接下來第三個WWhat是說明住戶要求如何處理借用的梯子“要放單位門外”。

最後一個WWhat,決定如何安排把梯子借給住戶“1小時後預備妥當”。

以上的保安員報告保安控制室的內容都包含了4W的要求。

要記得同時亦要教導保安控制室的控室主任當聽到有保安員報告了不恰當的4W,必需要立即糾正,避免產生誤會而導致意外發生。

 

基本上,任何事情不論是日常工作或突發事件,向保安控制室報告都應該包含4W的要求。

故此,有一些“盤”會要求保安控制室每星期都由當值保安主管安排一次4W的事件演習,以訓練保安團隊在處理突發事件時運用合理的程序去解決各式各樣的問題。

 

2025年8月28日 星期四

 

香港保安主管錦囊 8  學習ABC



香港保安主管錦囊 8  學習ABC

                 在上一章討論到當下的保安員普遍都害怕使用對講機報告工作情況,要改善這個情況只得一個方法,就是要求他們每天都從最基本的接替崗位及崗位正常這些信息使用對講機報告出來。當習慣了之後,就不會再害怕;在不再害怕的情況之下,才可以進一步指導他們在工作時使用對講機報告緊急情況。

       “緊急情況”暫時不談,回來先了解一下,保安員是否需要懂得基本英語會話對答。

         答案是“需要”。

         香港雖然回歸中國快到三十個年頭,從前說英語的老外洋人警司,督察差不多都已經不復存在,反之卻多了外貌百份百是中國人的同胞一開口就說“英語”;真的很難去理解!!!

          他們回家都是說中文,但偏偏喜歡對保安員及售貨員說“英語”,這也可以說是香港其中一個生活特式。

          暫且不談這些個別例子,香港的車輛登記編號以英文字母開始編配,故此在停車場出入口當值的保安人員確實有需要懂得“英文字母”。

      香港的保安從業員,大多數都知道在行內應用一套英文字母代號來處理車輛出入閘口的確認程序。  

A    Alpha

B   Bravo

C  Charlie

D  Delta

E  Echo

F  Foxtrot

G  Golf

H  Hotel

I    India

J   Juliet

K  Kilo

L  Lima

M  Mike

N  November

O  Oscar

P  Papa

Q  Quebec

R  Romeo

S  Sierra

T  Tango

U  Uniform

V  Victor

W  Whiskey

X  Xray

Y   Yankee

Z  Zulu

 

坦白的說,能夠一氣呵成背誦出A-Z代號的保安員不會太多,當他們被安排到車輛出入口管制崗位的時候,問題就會出現。或者,他們可能說不出26個英文字母,無法清楚在對講機報告“住戶車HK1997無帶八達通要出閘”。

當保安主管要教導保安員在此情況下要報告控制室基本需要進行確認的資料,就要從最基本的對話開始:「住戶陳先生,一座18A ,車位312,車牌HK1997Hotel Kilo1997,忘帶八達通」;如此,保安控制室就有足夠的資料進行確認程序。

但是,要求保安員要在對講機向控制室報告以上的內容,是要有耐性的。

主管們首先要在自己的電話裡預先錄製一段A-Z的代號讀音,之後上載到手機群組,讓他們不斷播放自學,配合更前訓示的抽問,必定會有幫助。

曾經有一位保安經理,把A-Z代號的讀音上載到手機群組,沒有想到真的有一位座頭禮賓服務員弄不懂如何發音,致電保安控制室希望控制室主任讀多一次。要強調,這位禮賓服務員並不是在惡作劇,而是在她的日常正作當中,也會跟出入口崗位同事互相確認送貨單位及到訪人士,亦會應用到英文子母單字代號,而在她的印象當中,從來沒有保安主管這樣的教導他們去學習26個英文字母代號,她接受好意去學懂這26個字母。

對於這位保安經理而言,這已經是一個很好的回報了!