1

香港保安主管錦囊123 訓示技巧

        站在一群人面前講話，對於很多人而言都會感受到壓力，並不是每一個人都可以應付自如，是需要不斷的練習才能夠熟能生巧。

    一般由保安主管負責的更前訓示，都會把昨天 盤 內發生的重要事件向更份員工簡述一次，是屬於簡報形式，這需要配合保安控制室的“交更簿”記錄來協助。

    負責簡述的保安主管是需要在事前有所預備，除非他早已經有每天上班前都翻閱工作群組的習慣，對於過去二十四小時的 盤 內事務大慨都知道前因後果，否則就需要在更前訓示之前做一點功課；把需要簡述給下屬知道的事件編排一下，以重點的形式把下屬需要知道的內容有條理地說出來，在簡述的時候要留意他們面上的表情。

    在一般更前訓示的氣氛當中，要經常提醒所有成員要回過神來聆聽對他們有關連的事項，在察覺到下屬面上有“不明所以”的表情，就要稍稍停頓下來，以平和的語言查問一下訓示的內容在那一個點上不明白。千萬不要以“責罵的方式”這樣會適得其反。

    談到這裡，要提醒一下，保安主管要確保每一位下屬都擁有一本記事冊，把每天更前訓示的內容記錄下來，並非呆呆的站著，去到另一個時空，到了亂子出來了，他們就以一句標準答來回答“沒有人跟我說過”！

    回來談一談更前訓示其實都是“演說”的一種表達方式。

    一場演說是包括“簡單的介紹內容”、“內容本身”、“提問”、“補充”。

    保安主管要明白，每天的更前訓前只得15分鐘，要好好運用這15分鐘的時間，把下屬在崗位當值的時候，取得有用的資訊不讓自己陷入本來可以避免的過失，還可以在這15分鐘裡獲得在 盤 內工作所需要的知識。要在這短短的15分鐘裡給與下屬盡可能多的資訊，保安主管真的要下點功夫。

    首先，把過去24小時的重要事件以“重點”形式編列出來，最好是以時序的方式編排。之後自己在心裡複述一次這些“重點”的內容，直到可以一氣呵成。

    之後看看時間有沒有過長或過短。時間過長要刪減，過短要再審視一下有那些“重點”可以詳細一點。

    倘若，這些“重點”是關連到站在面前接受 訓示 的下屬，如果這些事件是“負面的”，是要“紀律調查的”，要切記不要指明道姓就是那人。要清晰訓示的用意並不是清算，有甚麼天大的事情都等待訓示之後才繼續。

    要注意，保安主管在訓示的過程裡，雙眼不要死死的盯著手上的“訓示筆記”，不要照稿讀，要經常跟面前的下屬有“眼神交流”，這種交流是善意的。

    語句要清晰，說話速度要適中，不要太快讓聽者跟不上內容。

    聲線要明亮，過於低沉的聲音，會讓人精神不會集中。

    說到重要內容，可以略為把語調提高，讓聽者知道這些是重要事項。

    在訓示完畢之後，要給與時間下屬發問。保安主任亦可以抽問一兩位下屬是否明白訓示的內容，在有互動的氣氛當中讓下屬保持專注。

    有互動的更前訓示，除了可以提升下屬在訓示當中的吸收程度，亦可以訓練保安主管在日常工作裡下達指令給下屬的能力。要知道，一位好的演說者，會讓人感覺到他滿有自信。

    保安主管要預備一本訓示記錄冊，這本記錄冊是各個更份通用的，每一更的訓示都基本上遵照這本記錄冊的內容，亦可以記下客務處有甚麼特別的事項需要保安部全員得悉。這本記錄冊亦可以作為在有甚麼亂子發生之後，有人辯稱從來沒有人說過。